Functies
Praktijksoftware voor therapeuten en coaches, van intake tot betaalde factuur
Dossier, verslagen, agenda, facturatie, online betalen, cliëntportaal en leeromgeving werken in Practly samen. Ingericht voor 25 vakgebieden, van psychotherapie tot loopbaancoaching. Je gebruikt wat bij je praktijk past; de rest blijft uit beeld.
25
vakgebieden kant-en-klaar ingericht, je eigen vakgebied erbij als je wilt
25
cliënten gratis in Starter, zonder einddatum of kleine lettertjes; onbeperkt vanaf Solo
20+
instructievideo’s in het Helpcentrum, voor als je het even niet meer weet
3
rollen, elk met een eigen omgeving: praktijk, behandelaar en cliënt
Eerst dit
Je hoeft dit niet allemaal te gebruiken
Hieronder staat alles wat Practly kan, van coaching tot psychotherapie. Wat niet bij jouw praktijk hoort, staat uit en zie je nergens: niet in je menu, niet in je dossier, niet in je handleiding. Een coach met vijf cliënten werkt in een rustige omgeving met vier onderdelen. Wie later meer nodig heeft, zet het aan. Wie dat nooit nodig heeft, merkt er niets van.
Wat een coach op dag één gebruikt
- Cliënten en een kort dossier
- Agenda met online boeken
- Een notitie na elk gesprek
- Facturen maken en als PDF downloaden
Meer niet. Gratis tot 25 cliënten.
Intake & dossier
Vraag niet drie keer hetzelfde
De intake bepaalt de rest van het traject. Practly stelt de vragen die bij jouw vakgebied horen, de cliënt vult ze thuis in, en jij begint het eerste gesprek met een dossier dat al gevuld is.
- Intake-wizard met vragen per vakgebied, plus je eigen vragen waar je die mist
- Zelf-intake: de cliënt vult alles vooraf in via een persoonlijke link, in zijn eigen tempo
- Verwijzing, verzekering en zorgtraject op één plek, zodat je het nooit meer hoeft op te zoeken
- Taken per cliënt, voor alles wat je “even later” wilde doen
- Uitslagen en eigen documenten in het dossier, per bestand kies je of de cliënt het ziet. Het dossier zelf download je als PDF, met alleen de onderdelen die jij kiest.
- Overstappen? Importeer cliënten uit een CSV-bestand en afspraken uit je agenda, met voorbeeld vooraf en terugdraaien achteraf
- Of laat het aan ons: de Overstapservice zet je dossiers over uit MijnDiAd, Zilliz, James, Crossuite, Intramed of Digitaal Coach Dossier. Jij uploadt, wij doen de rest.
Verslag, plan & traject
AI als assistent, jij als behandelaar
Na een sessie wil je kwijt wat er gebeurde, niet vechten met een formulier. Typ het, of laat AI je losse aantekeningen samenvatten. Jij bepaalt wat blijft. Altijd.
- Sessieverslagen per afspraak, met privénotities die de cliënt nooit te zien krijgt
- Liever gestructureerd? Zet SOAP aan, met versiebeheer zodat je altijd terug kunt
- In Pro: gesprekken opnemen in de browser en bewaren bij het verslag
- AI vat je aantekeningen samen en stelt een concept-behandelplan voor. Jij schrapt, past aan en beslist.
- Behandelplannen met doelen, interventies en evaluaties, en trajecten met fasen en sjablonen die je één keer maakt
- DSM-5 voor wie ermee werkt: je aantekeningen naast de criteria, als naslag bij je eigen oordeel
AI-ondersteuning zit in Solo en hoger. En AI doet niets uit zichzelf: tijdens het gesprek luistert er niemand mee.
Agenda & online boeken
Nooit meer heen-en-weer mailen over een tijdstip
Je praktijk krijgt een eigen boekingspagina. Cliënten kiezen zelf een moment binnen de werktijden die jij hebt ingesteld. Jij ziet het gewoon verschijnen.
- Eigen boekingspagina, zonder externe planningstool erbij
- Werktijden en afwezigheid per behandelaar, en meerdere locaties als je die hebt
- Bevestiging met agendabestand, en een link waarmee de cliënt zelf kan annuleren
- Vanaf Solo: herinnering per e-mail, een dag vooraf, vanzelf. Uit te zetten als je dat liever niet hebt.
- No-show? Vastleggen en meteen een no-shownota maken, zonder ongemakkelijk gesprek
- Werk je al met TidyCal? Vanaf Solo komen boekingen direct in het dossier, met de juiste intake en de beeldbellink erbij
Facturatie, betalen & declareren
Betaald voordat de koffie koud is
Practly is je factuursysteem, niet een doorgeefluik. Facturen worden doorlopend genummerd en zijn na het definitief maken niet meer te wijzigen, zoals de wet het wil. En je cliënt betaalt met één klik, zonder in te loggen.
- Zorgnota’s, zakelijke facturen, no-shownota’s en creditnota’s
- Online betalen via Mollie: elke factuur krijgt een betaallink die werkt zonder inloggen, met iDEAL en elke betaalmethode die je in Mollie aanzet
- Betaallink kopiëren en via WhatsApp sturen? Kan. Betaalknop in het portaal? Zit erin.
- Betaald is betaald: de factuur springt vanzelf op betaald, ook in je boekhouding
- Tarieven en prestatiecodes per sessietype, één keer invullen en klaar
- Eigen Moneybird-koppeling, met automatisch factureren van sessies en trajecten en een proefrun voordat er iets de deur uitgaat
- Fout gemaakt? Creditnota, en je administratie klopt weer
Online betalen, Moneybird en automatisch factureren zitten in Solo en hoger. Je koppelt je eigen Mollie-account; het geld gaat rechtstreeks naar jou, niet via ons.
Declareren in Pro
Maak een VECOZO-declaratiebestand (GDS801, versie 2.0 of 2.1), upload het zelf in VECOZO en lees het retourbestand (GDS802) weer in. Zo zie je per nota wat is toegekend.
Cliëntportaal
Een portaal om trots op te zijn
Je cliënten krijgen geen inlogscherm uit 2009, maar een verzorgd portaal, vanaf Solo met je eigen logo en in Pro ook in je eigen kleuren. Dat straalt af op je praktijk. En het scheelt je een hoop “kun je die factuur nog een keer sturen?”
- Onboarding waarin de cliënt toestemming geeft voor het verwerken van gezondheidsgegevens, netjes vastgelegd
- Afspraken, facturen en documenten altijd bij de hand, en facturen direct online te betalen
- Veilig berichten met de behandelaar, in plaats van losse e-mails in drie inboxen
- Huiswerk, werkbladen en vragenlijsten invullen, en een eigen dagboek bijhouden
- Documenten digitaal ondertekenen, en na een sessie in twee tellen een beoordeling geven
- Eigen gegevens downloaden of verwijdering aanvragen, zonder dat jij ervoor aan de slag hoeft
Uniek in Practly
Mijn Kompas
De behandeling gaat door als de sessie voorbij is. In Mijn Kompas werkt de cliënt aan acht onderdelen, van richting en grenzen tot steunbronnen en leefregels.
Jij zet het kompas per cliënt open. AI helpt de cliënt leefregels te herschrijven in woorden die hij zelf zou gebruiken. Zo draagt de cliënt de behandeling de hele week bij zich.
Werkbladen, meten & rapporteren
Huiswerk dat vanzelf in het dossier landt
Wat de cliënt thuis invult, zie jij meteen terug. En jij bepaalt per behandelaar of per vakgebied wie deze onderdelen überhaupt te zien krijgt.
Werkbladen als huiswerk
Geef een werkblad mee, de cliënt vult het in het portaal in en haalt een gemiste dag gewoon in. Met de Activiteitenweger en het Energiedagboek zie je per dag waar de energie heen ging.
Meetinstrumenten
PHQ-9, GAD-7, NPRS en PSK, met automatische scoring en versiebeheer. Wijs een vragenlijst toe, de cliënt vult hem in, en de score staat in het dossier voordat jij eraan gedacht hebt.
Rapportage aan derden
Rapportages voor de huisarts, verwijzer of gemeente (WMO) als beveiligde PDF. Niets gaat de deur uit zonder jouw expliciete vrijgave, en elke vrijgave wordt vastgelegd.
Werkbladen en SOAP-verslaglegging zitten in elk pakket. Meetinstrumenten, activiteitenwerkbladen en rapportage aan derden zitten in Pro en hoger.
Leeromgeving
Leg het één keer uit, en dan nooit meer
Wat je in de sessie uitlegt, kan de cliënt thuis rustig teruglezen, kijken of beluisteren. Je bouwt het één keer en wijst het toe aan wie het nodig heeft. Binnenkort verkoop je het ook als losse training, via Mollie of Stripe, aan wie je maar wilt.
- Cursussen bouwen met de wizard: modules, lessen en quizzen, zonder cursus in cursussen bouwen
- Leerpaden en lespakketten in één keer toewijzen
- Binnenkort: verkoop een training aan wie je maar wilt, via Mollie of Stripe
- YouTube en Vimeo insluiten, en in Pro audio en video opnemen in de browser
- Een rustige leesweergave voor artikelen, zonder knoppen en ruis
- In Pro: badges bij afronding, en certificaten in het portaal van de cliënt
De leeromgeving zit in Solo en hoger; certificaten, badges en opnemen in de browser zitten in Pro.
Drie rollen, elk een eigen omgeving
Werk je alleen, dan ben je beheerder en behandelaar tegelijk, en merk je daar niets van. Met een team krijgt iedereen precies wat bij zijn rol hoort: in Pro tot tien behandelaars, in Enterprise voor grotere organisaties zoveel als je nodig hebt.
De praktijk
Huisstijl en e-mails inrichten, behandelaars uitnodigen en rechten per persoon bepalen, werktijden beheren, Mollie en Moneybird koppelen en de praktijk volgen met statistieken en rapportage.
De behandelaar
Dossiers, verslagen en behandelplannen, de eigen agenda en caseload, berichten met cliënten, werkbladen en meetinstrumenten toewijzen en lesmateriaal klaarzetten.
De cliënt
Een eigen portaal met afspraken, berichten, documenten, facturen en online betalen, huiswerk, lesmateriaal en, als jij het openzet, Mijn Kompas.
En minstens zo belangrijk: wat cliënten níet zien. Verslagen, behandelplannen en je privénotities blijven altijd aan jouw kant.
Veiligheid & AVG
Gebouwd voor vertrouwelijke gesprekken
Elke praktijk strikt gescheiden
Afgedwongen in de database zelf: een praktijk ziet nooit gegevens van een andere.
Tweestapsverificatie
Voor iedere gebruiker in te stellen, en desgewenst verplicht voor je hele praktijk.
Toestemming, inzage en export
Cliënten geven bij de start expliciet toestemming, en downloaden later hun eigen gegevens of vragen verwijdering aan vanuit hun portaal.
Verwijderen zonder je administratie te breken
Een cliënt definitief verwijderen kan zodra het dossier gesloten is. Facturen en declaraties blijven bewaard, zoals de bewaarplicht vraagt.
Support alleen met jouw toestemming
Practly-support kan alleen in een dossier kijken als jij daar tijdelijk toegang voor geeft, en dat wordt vastgelegd.
Automatisch uitloggen
Wie de laptop open laat staan, wordt na 30 minuten inactiviteit uitgelogd. De tijd stel je zelf in.
En nog een handvol dingen die je gaat waarderen
- Helpcentrum in de app, op maat: je ziet alleen de handleiding, veelgestelde vragen en instructievideo’s die bij jouw rol en pakket horen, en opent een supportticket zonder de app te verlaten
- Nieuwe functies krijgen een bolletje in het menu, met een overzichtspagina “Nieuw in Practly” voor wie het wil nalezen
- Demo-link voor collega’s: laat iemand twee uur meekijken als praktijk, behandelaar of cliënt voordat je hem uitnodigt
- Openbare formulieren voor intake en wachtlijst: deel de link of sluit ze in op je eigen website, en beoordeel aanmeldingen eerst als je dat wilt
- Openbaar verwijsformulier voor huisartsen en andere verwijzers
- Statistieken over retentie, omzet, behandelduur en wachttijd
- Maandrapportage van je praktijk, zonder dat je er zelf aan hoeft te rekenen
- Eigen e-mailsjablonen, vanaf Solo met je logo en in Pro ook met je eigen kleuren
- In Pro: logo-wizard die je huisstijlkleuren voorstelt en op leesbaarheid controleert
- Meerdere praktijklocaties
- Snel zoeken in cliënten, afspraken en facturen
- Lesmateriaal en trajecten 30 dagen terug te halen uit de prullenbak, voor als je toch iets te snel weggooide
- Afwezigheidsbericht, voor als je er echt even niet bent
Veelgestelde vragen
Ik ben coach. Heb ik dit allemaal nodig?
Nee. De meeste coaches gebruiken vier dingen: cliënten, agenda, een notitie na het gesprek en facturen. Alles wat voor jouw vakgebied niet van toepassing is, zoals DSM-5, declareren of meetinstrumenten, staat uit en komt nergens in beeld. Je kiest je vakgebied en Practly richt zich daarop in.
Hoe betalen cliënten hun factuur?
Via Mollie. Je koppelt je eigen Mollie-account, en elke factuur krijgt een betaallink die werkt zonder in te loggen. De cliënt betaalt met iDEAL of een andere methode die je in Mollie hebt aangezet, via de link of met de betaalknop in het portaal. Zodra er betaald is, staat de factuur in Practly op betaald, en in Moneybird als je die koppeling gebruikt. Dit zit in Solo en hoger.
Kan ik met Practly declareren bij zorgverzekeraars?
Ja, in Pro. Practly maakt een VECOZO-declaratiebestand (GDS801) dat je zelf uploadt in VECOZO. Het retourbestand (GDS802) lees je daarna weer in. Een directe koppeling met VECOZO is er niet.
Wat zit er in het gratis pakket?
Starter is bedoeld voor één behandelaar met maximaal 25 cliënten. Je krijgt de basis: agenda, intake, dossier, verslagen (ook SOAP), berichten, documenten, taken, werkbladen en facturatie, plus 1 GB opslag. Vanaf Solo is het aantal cliënten onbeperkt en krijg je ook online betalen via Mollie, de koppelingen, automatische mails en AI. Wil je meer uitproberen, dan kun je Solo 14 dagen gratis testen.
Doet AI iets zonder dat ik erom vraag?
Nee. AI werkt alleen als jij op de knop drukt, en wat eruit komt is altijd een voorstel dat je aanpast of weggooit. Tijdens het consult luistert er niets mee.
Stelt Practly een diagnose?
Nee. De DSM-5-ondersteuning is bedoeld voor behandelaars die in hun vak met de DSM-5 werken. Het zet je eigen aantekeningen naast de criteria, zodat je sneller ziet wat relevant is. De afweging en een eventuele classificatie blijven altijd jouw professionele oordeel.
Synchroniseert Practly met mijn Google- of Outlook-agenda?
Nee, niet automatisch. Bij elke boeking hoort een agendabestand dat je in je eigen agenda kunt zetten. Voor het plannen zelf gebruik je de boekingspagina en de agenda in Practly, of TidyCal als je daar al mee werkt.
Kan ik overstappen vanuit mijn huidige software?
Ja. Cliënten importeer je zelf uit een CSV-bestand en afspraken uit een agendabestand (.ics), met een voorbeeld vooraf en de mogelijkheid om terug te draaien. Kom je van MijnDiAd, Zilliz, James, Crossuite, Intramed of Digitaal Coach Dossier, dan zet onze Overstapservice je dossiers over: je uploadt de export beveiligd en wij doen de rest. Op de pagina Overstappen lees je hoe dat stap voor stap gaat.
Liever zien dan lezen?
Vraag de demo aan en klik zelf rond als praktijk, behandelaar en cliënt. Geen verkoopgesprek achteraf.